Değerlendirme adımı
Ek belge veya görüşme talebini yalnızca gerekli olduğunda kullanın
Ek belge talebi ve mülakat, kurumun başvuru değerlendirmesine ek olarak uygulayabileceği adımlardır. Bu adımlar, adayın bilgilerini açıklığa kavuşturmak veya program ölçütlerine göre daha kapsamlı değerlendirme yapmak amacıyla kullanılabilir.
- Başvuru formundaki bir bilgi için güncel veya açıklayıcı belge gerektiğinde ek belge isteyin.
- Belge ile aday beyanı arasında açıklığa kavuşturulması gereken bir durum olduğunda adaydan bilgi talep edin.
- Programınızın önceden belirlenmiş değerlendirme sürecinde görüşme yer alıyorsa mülakat daveti gönderin.
- Talebinizi, başvuruyla ilgili ve ölçülü bilgilerle sınırlı tutun.
Ek belge talebi
Talebin ne için yapıldığını açıkça belirtin
Adayın başvuru kaydını açtıktan sonra, panelde sunulan ilgili işlem alanından ek belge veya açıklama talebinizi iletin. Talepte hangi belgenin neden gerektiğini ve adayın nasıl hareket etmesi gerektiğini anlaşılır biçimde yazın.
- İstenen belgenin adını ve başvuruyla ilişkisini belirtin.
- Belgenin güncel, okunabilir ve ilgili adayın bilgilerini taşıması gerektiğini gerektiğinde açıklayın.
- Adaydan yalnızca değerlendirme için gerekli kişisel verileri isteyin.
- Adayın, belgeyi bursverenler.org üzerindeki başvuru sürecinde kendisine sunulan işlem imkânına göre yüklemesi veya açıklama yapması gerektiğini belirtin.
Başvuru belgeleri fiziksel olarak teslim alınmamalıdır. Aday, yalnızca bursverenler.org üzerindeki başvuru ekranında sunulan yönlendirme ve işlem imkânlarına göre hareket etmelidir.
Mülakat ve görüşme
Davetin kapsamını ve katılım bilgilerini netleştirin
Mülakat ya da görüşme, adayın programla uyumunu ve başvuruda yer alan bilgileri daha ayrıntılı değerlendirmek için kullanılabilir. Davette adayın bilmesi gereken temel bilgileri açıkça paylaşın.
- Görüşmenin tarihini, saatini ve yapılma biçimini belirtin.
- Çevrim içi görüşme yapılacaksa bağlantı veya erişim bilgisini, yalnızca gerekli adayla paylaşın.
- Yüz yüze görüşme yapılacaksa açık adres ve varsa giriş yönlendirmesini ekleyin.
- Adaydan hazırlamasını istediğiniz belge veya bilgileri davette belirtin.
- Mülakatın tek başına burs hakkı doğurmadığını, nihai değerlendirmenin kurum tarafından yapılacağını açık tutun.
Gizlilik ve eşitlik
İletişimi program amacı ve kişisel veri ilkeleriyle sınırlayın
Ek belge talebi ve mülakat daveti, yalnızca ilgili burs programının değerlendirme ihtiyacı için kullanılmalıdır. Adayın başvuru bilgileri ve belgeleri yetkili kurum yöneticileri dışında paylaşılmamalıdır.
- Benzer durumda bulunan adaylar için tutarlı bir değerlendirme yaklaşımı uygulayın.
- Talep veya davet metninde ayrımcı, gereksiz ya da programla ilgisiz soru ve ifade kullanmayın.
- Adaya ait belgeleri kurum dışındaki kişi veya kanallara aktarmayın.
- Görüşme sonunda alınan notları yalnızca kurumun yetkili değerlendirme sürecinde kullanın.
Sonraki adım
Ek belge veya mülakat, nihai karar anlamına gelmez
Bir adaydan ek bilgi veya belge istenmesi ya da adayın mülakata davet edilmesi, başvurunun olumlu sonuçlanacağı anlamına gelmez. Adayın yanıtını, belgelerini ve görüşme sonucunu program ölçütlerinizle birlikte değerlendirerek nihai kararı kurumunuzun yetkili süreciyle verin.