İletişimin kapsamı
Mesajları başvuru süreciyle sınırlı tutun
Kurumlar, bursverenler.org üzerinden başvurduğunuz burs programlarına ait adaylarla platform içinden iletişim kurabilir. Mesajlaşmayı, değerlendirme, ek bilgi veya belge talebi, görüşme organizasyonu ve bursiyer takibi gibi programla doğrudan ilgili konular için kullanın.
- Başvuru hakkında gerekli açıklamayı veya sonraki adımı net biçimde yazın.
- Adaydan istenen bilgi ya da belge varsa talebin nedenini belirtin.
- Görüşme veya mülakat için tarih, saat ve katılım bilgisini açıkça paylaşın.
- Başvuru ve burs süreciyle ilgisiz duyuru, teklif veya talep göndermeyin.
Mesaj gönderme
Doğru aday ve doğru başvuru üzerinden yazın
Adayın başvuru kaydını açarak panelde sunulan iletişim alanını kullanın. Mesajı göndermeden önce doğru burs programına ve doğru aday kaydına bağlı olduğunuzu kontrol edin.
- Mesajın konusunu kısa ve anlaşılır biçimde belirtin.
- Adayın yapması gereken işlemi, varsa beklenen belgeyi veya görüşme bilgisini açıkça yazın.
- Yanıt için gerekli açıklamayı verin; adayın yalnızca panelde sunulan işlem imkânlarına göre hareket etmesini isteyin.
- Gönderdiğiniz mesajın kurumunuzun yetkili yöneticileri tarafından görülebileceğini dikkate alın.
Bir kurumda birden fazla yönetici yetkiliyse adaylarla yapılan yazışmalar kurumun değerlendirme sürecinin parçasıdır. Mesajları, diğer yetkili yöneticilerin de süreci takip edebileceği açıklıkta ve kurumsal bir dille yazın.
Uygun içerik
Açık, ölçülü ve eşitlikçi bir dil kullanın
Adaylarla yapılan her yazışma, kurumun burs programına ilişkin yaklaşımını yansıtır. Aynı durumdaki adaylara tutarlı yaklaşın; belirsiz, yanıltıcı veya kişisel değerlendirme içeren ifadelerden kaçının.
Hangi konularda mesaj gönderebilirim?
Ek bilgi veya belge talebi, belge açıklaması, mülakat veya görüşme organizasyonu, başvuru sürecindeki gerekli işlem ve bursiyer takibine ilişkin program içi konularda mesaj gönderebilirsiniz.
Mesajda sonuç veya burs vaadi verebilir miyim?
Nihai kurum kararı tamamlanmadan adaylara kesin sonuç veya burs taahhüdü vermeyin. Başvuru sürecinin, program ölçütlerine göre devam ettiğini açıkça belirtin.
Adaya başka iletişim kanalından yazmalı mıyım?
Mümkün olduğunda site içi iletişimi tercih edin. Böylece değerlendirme sürecine ilişkin yazışmalar ilgili başvuru kaydıyla birlikte takip edilebilir.
Gizlilik ve kişisel veriler
Aday bilgilerini yalnızca yetkili amaçla kullanın
Adayların başvuru formlarında ve belgelerinde yer alan kişisel veriler, yalnızca ilgili burs programının değerlendirme ve takip süreçlerinde kullanılmalıdır. Kurumlar ve yetkili yöneticiler, bu bilgileri paylaşamaz veya amaç dışı kullanamaz.
- Mesajlarda adayın gereksiz kişisel verilerini tekrar etmeyin.
- Kimlik, sağlık, gelir veya başka hassas bilgileri güvenli olmayan kanallardan istemeyin ya da paylaşmayın.
- Adaya ait mesaj, form veya belgeyi yetkisiz kişilerle paylaşmayın.
- Teknik destek talebi oluştururken aday veya bursiyer bilgilerini mesaja eklemeyin; teknik sorunu kişisel veri paylaşmadan açıklayın.
Sorumluluk ve destek
Program kararları için kurumunuzun sürecini, teknik sorunlar için destek kanalını kullanın
bursverenler.org, kurum paneli ve iletişim ekranları için teknik altyapı sağlar. Burs koşulları, aday değerlendirmesi, sonuç tarihi ve nihai karar ilgili burs veren kurumun sorumluluğundadır. Panelde teknik bir sorun yaşarsanız, adayın kişisel verilerini paylaşmadan teknik destek rehberinden yardım isteyin.