Principe fondamental
Utilisez les données uniquement pour le programme de bourse
Les formulaires, documents et coordonnées des candidats peuvent être utilisés pour examiner une candidature, évaluer les conditions du programme, communiquer lorsque nécessaire et suivre les boursiers. Ils ne doivent pas être utilisés à des fins extérieures au programme.
- Vérifier qu’une candidature répond aux conditions du programme.
- Évaluer les déclarations du candidat avec les documents téléversés.
- Communiquer au sujet de documents complémentaires, de précisions, d’entretiens ou du processus.
- Gérer le suivi lié au programme après l’attribution du soutien.
- Réaliser les travaux autorisés d’évaluation et de reporting du programme.
Droit d’accès
Seuls les administrateurs autorisés doivent accéder aux informations
L’accès aux données des candidats doit être limité aux administrateurs autorisés à gérer le programme concerné. Chaque utilisateur doit utiliser son propre compte et ne doit pas partager ses identifiants.
- Consultez uniquement les dossiers nécessaires à votre mission.
- Mettez rapidement à jour les accès en cas de changement de fonction ou de fin d’autorisation.
- N’utilisez pas de comptes ou mots de passe partagés.
- Déconnectez-vous après utilisation d’un appareil partagé.
Évaluation et communication
Utilisez les données de façon mesurée dans le processus
L’organisme définit les conditions du programme, évalue les candidatures selon ses critères et prend les décisions finales. Les données des candidats peuvent soutenir ce processus ; bursverenler.org fournit l’infrastructure numérique pour les candidatures, documents, évaluations, rapports et accès.
Puis-je demander des informations ou documents complémentaires ?
Oui, lorsque ces éléments sont nécessaires à l’évaluation du programme. Formulez la demande selon le parcours de candidature du candidat sur la plateforme.
Puis-je communiquer avec les candidats ?
Oui. Limitez la communication aux sujets liés au programme : candidature, documents, entretien, résultats et suivi des boursiers.
Puis-je exporter des données ?
Utilisez les options de rapport ou d’exportation proposées à votre organisme seulement lorsque cela est nécessaire à la gestion du programme. Conservez les données exportées de manière sécurisée.
Limites de partage
Ne partagez pas les données avec des personnes non autorisées
Les informations personnelles, documents et détails des candidatures ne sont pas ouverts aux donateurs, aux autres candidats ou aux personnes extérieures à l’organisme. Tout partage doit être limité aux personnes autorisées et à ce qui est nécessaire au processus concerné.
- N’envoyez pas les listes, formulaires ou documents à des personnes ou canaux extérieurs.
- N’utilisez pas les données à des fins de promotion, de marketing ou de communication sans rapport avec le programme.
- Dans un processus particulier nécessitant une information pour un donateur, partagez uniquement l’information limitée nécessaire.
- Ne multipliez pas inutilement les données d’identité, de contact, de revenus, d’études ou autres données personnelles.
Le fait de candidater ne signifie pas que les données personnelles peuvent être partagées sans limite. Chaque utilisation ou partage doit être lié à l’objectif du programme et nécessaire à cet objectif.
Travail sécurisé
Gérez les documents et messages de manière sécurisée
La sécurité des données dépend également des pratiques quotidiennes des administrateurs. Prenez en compte les risques d’accès, de conservation et de partage lorsque des informations sortent du panneau.
- Ne téléchargez pas inutilement les documents dans un espace personnel, partagé ou ouvert.
- Ne partagez pas de fichiers ou captures d’écran par e-mail, messagerie ou autre canal non autorisé.
- Pour l’assistance technique, décrivez le problème sans partager les données personnelles d’un candidat ou boursier.
- Informez la personne autorisée de votre organisme en cas d’accès suspect ou de partage erroné.